Einführung der elektronischen Rechnungen im Standard XRechnung im Rahmen der Zentralen Rechnungs eingangsplattform des Bundes

Artikel im Euroforum E-Book zum Vergaberecht 2019

Rechtlicher Hintergrund
Am 27. November 2018 tritt die E-Rechnungs-Verordnung (E RechV) des Bundes in Kraft. Durch diese sind alle dem Vergaberecht unterliegenden öffentlichen Auftraggeber und sonstigen Auftraggeber des Bundes verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für subzentrale öffentliche Auftraggeber, für Sektorenauftraggeber und für Konzessionsgeber gilt der 27. November 2019 als Stichtag. Eine Verpflichtung der Lieferanten und Dienstleister zur Übermittlung von Rechnungen in elektronischer Form tritt am 27. November 2020 in Kraft.

Zentrale Rechnungsingangsplattform des Bundes (ZRE)
Aktuell wird für die Bundesverwaltung und interessierte Länder sowie Kommunen ein einheitlicher elektronischer Rechnungseingang, die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE), eingerichtet. Die ZRE ermöglicht die Rechnungsstellung an die Bundesverwaltung auf verschiedenen Übertragungswegen. Alle über die ZRE eingereichten elektronischen Rechnungen werden im Standard XRechnung in der aktuellen Fassung bereitgestellt. Dadurch wird gewährleistet, dass nachgelagert strukturierte Arbeitsabläufe die Verwaltungsprozesse beschleunigen können.

Informationen an Ihre Lieferanten und Dienstleister zur Nachnutzung der ZRE
Um Ihren Lieferanten und Dienstleistern das Zustellen von elektronischen Rechnungen im Standard XRechnung über die ZRE zu erleichtern, sollten Sie ihnen die nachfolgenden Informationen zur ZRE im Rahmen der Vertragsabwicklung mitzuteilen.

Registrierung der ZRE
Um die ZRE für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen im Standard XRechnung zu nutzen,  ist eine Registrierung auf der ZRE unter Angabe einer E-Mail-Adresse notwendig. Die ZRE ist abrufbar unter: https://xrechnung.bund.de. Nach der Angabe aller erforderlichen Registrierungsdaten und dem Akzeptieren der Nutzungsbedingungen wird ein Aktivierungslink an die vom Lieferanten oder Dienstleister hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.

Übermittlungskanäle
Nach erfolgreicher Aktivierung stehen dem Lieferanten oder dem Dienstleister zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen im Standard XRechnung über die ZRE folgende Wege zur Verfügung:
  • Weberfassung: Lieferanten und Dienstleister können elektronische Rechnungen im Standard XRechnung mittels eines geführten Webformulars manuell er stellen und übermitteln.
  • Upload: Lieferanten und Dienstleister können elektronische Rechnungen im Standard XRechnung über ein Webformular hochladen.
  • E-Mail und De-Mail: Lieferanten und Dienstleister können elektronische Rechnungen im Standard XRechnung per E-Mail oder De-Mail übertragen.
  • Webservice: Lieferanten und Dienstleister können elektronische Rechnungen im Standard XRechnung im automatisierten Informationsaustausch (Maschine-zu-Maschine-Kommunikation) schnell und medienbruchfrei übermitteln.
Leitweg-ID
Die Zuordnung eingehender elektronischer Rechnungen im Standard XRechnung an den korrekten Auftraggeber erfolgt über die Leitweg-ID. Die Leitweg-ID muss von Ihnen als Auftraggeber dem Lieferanten und Dienstleister für die Erstellung einer elektronischen Rechnung im Standard XRechnung mitgeteilt werden.

Informationen zu den Pflichtangaben nach der ERechV des Bundes
Die ERechV des Bundes definiert in § 5 Pflichtangaben welche in einer elektronischen Rechnung im Standard XRechnung enthalten sein müssen. Die Pflichtangaben nach § 5 der ERechV des Bundes sowie die Information, an welcher Stelle die Pflichtangaben in einer elektronischen Rechnung im Standard XRechnung gesetzt werden müssen, sind der nachfolgenden Tabelle zu entnehmen:

Pflichtangaben XRechnungs Felder

Informationen zu den Anlagen

Als Grundlage dient hier ein Auszug aus den Nutzungsbedingungen der ZRE vom 15. Juli 2018. Demnach können Ihre Lieferanten und Dienstleister über die vier Übermittlungswege der ZRE Dateien als Anlagen von elektronischen Rechnungen im Standard XRechnung einsenden. Dabei ist folgendes zu beachten:
  • Die Anzahl der Anlagen ist auf 200 beschränkt.
  • Die zulässige Dateigröße von den gesamten Anlagen beträgt max. 15 Magebyte.
Außerdem ist zu beachten, dass nur die folgenden Dateiformate als Anlagen zulässig sind:
  • Bilder (PNG, JPEG)
  • Tabellen und Texte (CSV)
  • Dokumente (PDF)
  • Office-Dateien (OpenOffice, Microsoft Office)
Weitergehende Informationen und Kontaktmöglichkeiten
Zur weitergehenden Information für Lieferanten und Dienstleister stellen BMI und BMF ein  Informationsblatt zur ZRE bereit. 

Bei Rückfragen zu elektronischen Rechnungen im Standard XRechnung kontaktieren Sie bitte das Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes unter der E-Mail-Adresse erechnung@kkr.bund.de.

Autoren: 
Martin Rebs, Mitglied des Vorstandes, Schütze AG und Dr. Stefan Werres, Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat

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