Elektronische Ausgangsrechnung – die nächste Etappe auf dem Weg zum digitalen Rechnungswesen

13.05.2020 | Digitalisierung, E-Payment, E-Rechnung

Seit April 2020 verpflichtet die EU-Richtlinie 2014/55/EU alle öffentlichen Auftraggeber zum Empfang von elektronischen Rechnungen. Die Schütze AG begleitet seit vielen Jahren, sowohl auf Bundes- als auch Landesebene Projekte zur Einführung der elektronischen Rechnung.

Mit Einführung der E-Eingangsrechnung wird ein großer Meilenstein im digitalen Rechnungswesen erreicht. Um jedoch einen umfassenden digitalen Rechnungsprozess abzubilden und somit ein zukunftssicheres Rechnungswesen zu ermöglichen, ist eine Umsetzung der elektronischen Ausgangsrechnung (E-Ausgangsrechnung) der nächste wichtige Baustein.

Bereits die EU-Richtlinie 2014/55/EU unterstreicht in Erwägungsgrund Nr. 7, dass die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung nur maximiert werden können, wenn neben der Übermittlung, Entgegennahme und Verarbeitung auch die Rechnungserstellung der Behörden in einem konsistenten, medienbruchfreien und vollständig automatisierten Prozess erfolgt. Durch den Haushaltsgrundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ergibt sich ebenfalls die Anforderung, auch die Prozesse zur Erstellung elektronischer Ausgangsrechnungen effizient zu gestalten und dabei möglichst auf die im Rahmen der E-Eingangsrechnung identifizierten Maßnahmen und Komponenten zurückzugreifen.

Vorteile der E-Ausgangsrechnung

Die E-Ausgangsrechnung trägt wesentlich zur effizienten, digitalen Abwicklung eines großen Aufgabenbereiches des Rechnungswesens bei. Aus der Realisierung ergeben sich wichtige Vorteile für Rechnungssender wie auch für die Rechnungsempfänger (z. B. durch geringere Bearbeitungsgebühren, geringere Wartezeiten, automatisiert verarbeitbare Dateiformate).

Ähnlich wie bei der Eingangsrechnung sind auch bei Ausgangsrechnungen Genehmigungsprozesse zu beachten, welche bei einer Realisierung in elektronischer Form in entsprechenden Workflows abgebildet werden müssen. Durch elektronische Workflows zur Rechnungserstellung sich v.a. folgende Vorteile:

Einbindung von Fachvorverfahren zur Aufwandsminimierung bei der Erstellung:
Durch die Integration von Fachvorverfahren und Gebührenkatalogen entfallen manuelle, zeitintensive Tätigkeiten zur manuellen Rechnungserstellung.

Verhinderung von Datenverlusten:
Die revisionssichere Speicherung von Zwischenständen und den vollständigen Rechnungen verhindert Datenverluste.

Aufwandsminimierung durch Genehmigungsworkflows:
Durch digitale Workflows entfallen lange Wege- und Wartezeiten, um Genehmigungen von Vorgesetzten oder fachliche Zuarbeiten einzuholen.

Wegfall von Wegezeiten beim Versand:
Beim postalischen Versand einer Rechnung ist mit drei Werktagen bis zur Zustellung zu rechnen. Über digitale Kanäle erfolgt die Übermittlung sofort. Außerdem entfallen Porto- und Druckkosten.

Automatisierte Weiterverarbeitung buchungsrelevanter Informationen:
Ist die Rechnungserstellung mit Haushaltssystemen gekoppelt, können buchungsrelevante Informationen (wie z. B. Sollstellungen) im HKR-System automatisiert angelegt werden, ganz ohne manuellen Aufwand für Beschäftigte.

Erfolgsfaktoren bei der Einführung der E-Ausgangsrechnung

Die Einführung der E-Ausgangsrechnung hat als IT- und Organisationsprojekt Auswirkungen sowohl auf interne Prozesse und Arbeitsweisen, als auch auf die Rechnungsempfänger. Daraus ergeben sich verschiedene Erfolgsfaktoren, von denen eine erfolgreiche Implementierung der E-Ausgangsrechnung abhängig ist:

Strategie

Vor Umsetzung ist es entscheidend, auf strategischer Ebene die mit der Maßnahme verfolgten Ziele für die Behörde festzulegen. Es ist festzuschreiben, wie sich die E-Ausgangsrechnung in die bestehende System- und Prozesslandschaft einfügt und zu identifizieren, welche Auswirkungen das Projekt auf die Organisation im Gesamten hat.


Mitarbeiter

Der entscheidende Faktor in Organisations- und IT-Projekten sind die Mitarbeiter, welche von den Änderungen im Tagesgeschäft betroffen sind. Für eine erfolgreiche Umsetzung ist es entscheidend, die Mitarbeiter von Beginn an mit einzubeziehen. Sie haben das unersetzliche fachliche Know-How und sind der beste Indikator für die Praktikabilität der angestrebten Lösung


IT-Verfahren

Die bestehende IT-Systemlandschaft ist ebenfalls entscheidend für die Einführung der E-Ausgangsrechnung. Sie stellt die Ausgangslage des Projektes dar. Je nach Funktionsumfang der im Einsatz befindlichen HKR-Systeme entscheidet sich, ob im Rahmen des Projektes bestehende Lösungen nachgenutzt werden können bzw. erweitert oder gar ersetzt werden müssen.

Prozesse

Durch den Wegfall manueller Bearbeitungsschritte im Rahmen der E-Ausgangsrechnung ändern sich zudem die Prozesse innerhalb der Behörde. Dafür sind die aktuellen Prozesse gemeinsam mit den Mitarbeitern zu erheben und unter Beachtung der IT-Verfahren praktikable, digitale Workflows zu entwickeln und umzusetzen

Multikanalstrategie

Rechnungen werden an verschiedene Empfänger adressiert. Dazu gehören sowohl andere Behörden, als auch Bürger und Unternehmen. Im Sinne einer Multikanalstrategie sind verschiedene Kanäle vorzuhalten, zwischen welchen der Empfänger frei wählen kann. So wird der Dienstleistungsgedanke der öffentlichen Verwaltung entsprechend gestärkt.

Rechtskonformität

Unabhängig vom gewählten Übertragungskanal muss die Erstellung und Übermittlung von E-Ausgangsrechnungen rechtskonform erfolgen. Vorschriften wie die GoBD, haushaltsrechtliche Grundlagen sowie Spezialgesetze sind entsprechend zu beachten.

Individualität

Art und Umfang des Aufwands zur Einführung der E-Ausgangsrechnung ist stark abhängig von vielen behördenspezifischen Faktoren. Für jede Behörde ist daher eine individuelle Betrachtung und Umsetzung erforderlich.

Wie kann die Schütze AG unterstützen?

Die Schütze AG hat auf Bundes- und Landesebene bereits im Kontext E-Eingangsrechnung verschiedenste Projekte realisiert und agiert als Digitalisierungsexperte in Bezug auf das elektronische Haushaltswesen. Darüber hinaus unterstützt die Schütze AG verschiedene Kunden ebenfalls bereits im Kontext E-Ausgangsrechnung.

Wir beraten Sie gern zur Entwicklung einer individuellen Strategie für die Umsetzung der E-Ausgangsrechnung in Ihrer Behörde und analysieren gemeinsam mit Ihnen die für Sie bestmögliche Form der Realisierung.

Wir definieren mit Ihnen Anforderungen an bestehende IT-Komponenten und begleiten Sie gern kompetent während des Ausschreibungsprozesses bis hin zur Implementierung. Wir unterstützen Sie beim Projektmanagement und koordinieren mit Ihnen gemeinsam die erfolgreiche Umsetzung.

Sie verfügen über keine passende IT-Lösung zur Abbildung elektronischer Workflows? Kein Problem! Wir finden gemeinsam passende Lösungen, zum Beispiel unter Einbindung der Schütze XRechnungs-Tools.

Ihre Ansprechpartnerin

Elina Deblitz

Elina Deblitz

E-Rechnung

Elina Deblitz ist Teamleiterin im Bereich Project & Process Management. Sie ist Expertin bei allen Fragen rund um die E-Rechnung.

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