Umsetzung der E-Rechnung in der Bundesverwaltung

Die Schütze AG begleitete bereits die Erstellung des Architekturkonzepts E-Rechnung für die Bundesverwaltung und das Land Bremen und unterstützt den Bund bei der Umsetzung einer darauf aufbauenden Zentralen Rechnungseingangsplattform. Gleichzeitig berät Schütze das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat bei der Einführung der E-Rechnung im eigenen Geschäftsbereich und begleitet die Erstellung der Referenzprozesse zur Einführung der XRechnung in der öffentlichen Verwaltung. Darüber hinaus unterstützt Schütze verschiedene Unternehmen bei der fachlichen und technischen Umsetzung der E-Rechnungsverordnung des Bundes.

Teilprojekt 1: Zentrale Rechnungseingangsplattform Bund

Die Bundesverwaltung setzte zum 27. November 2019 die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen rechtlich, organisatorisch und technisch um. Bei elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) werden strukturierte Daten in durchgehend digitalen Arbeitsabläufen erzeugt, übermittelt, empfangen und weiterverarbeitet. Damit bietet die E-Rechnung viele Vorteile für eine Digitalisierung von Prozessen.

In den Jahren 2016 und 2017 unterstützte die Schütze AG zusammen mit dem Partner Bonpago GmbH maßgeblich durch ein Gesamtkonzept für die Einführung der E-Rechnung in der Bundesverwaltung und durch ein Architekturkonzept. Schütze und Bonpago erarbeiteten zusammen mit verschiedenen Behörden die Referenzprozesse für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen in den ERP-Systemen MACH, SAP und im Fachverfahren HKRweb.

Ein wichtiger Meilenstein wurde am 27. November 2018 mit der Umsetzung der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) erreicht. Über die ZRE können Rechnungssteller ihre elektronischen Rechnungen (strukturierte Daten) über verschiedene Kanäle an Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung senden oder bei Bedarf auch manuell erzeugen. 2019 ergänzte das Projekt die ZRE um die „Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform“ (OZG-RE) für die Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung sowie Zuwendungsempfänger.

Ein Roll-out-Projekt unterstützt seit 2019 die Bundesverwaltung bei der Einführung der Referenzprozesse und bei der Anbindung an die ZRE. Beim Roll-out geht es besonders auch um die Vermittlung von Wissen über Einführungs- und Change-Projekte sowie um den Einbezug von Lieferanten und Rechnungsstellern.

In der gesamten Zeit unterstützte die Schütze AG darüber hinaus die Kooperation mit den Ländern Bremen, Rheinland-Pfalz und Nordrhein-Westfalen sowie bei der Entwicklung und dem Betrieb des Standards XRechnung durch den IT-Planungsrat.

Gesetzliche Grundlage ist die E-Rechnungsverordnung (E-RechV) des Bundes vom September 2017 sowie das E-Rechnungsgesetz, das die EU-Richtlinie 2014/55/EU in deutsches Recht überführt.

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Klaus Vitt, Bild: BMI

„Wir haben mit der Einführung der E-Rechnung ein Etappenziel […] erreicht. Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung können nun die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung und Bearbeitung umfassend nutzen. Das ist ein großer Erfolg.“

Klaus Vitt, Staatssekretär im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) und Beauftragter der Bundesregierung für Informationstechnik, Pressemitteilung vom 27.11.2019.

Teilprojekt 2: Einführung der elektronischen Rechnung im Geschäftsbereich des Bundesmindesteriums des Innern, für Bau und Heimat (BMI)

Im Rahmen des Projektes wurde ein fachlicher Referenzprozess zur Eingangsrechnungsbearbeitung für die Geschäftsbereichsbehörden des Bundesmindesteriums des Innern, für Bau und Heimat (BMI) gemeinsam mit fünf Pilotbehörden erarbeitet. Hierbei wurde besonderes Augenmerk auf die Zentralisierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten gelegt. Im nächsten Schritt erfolgte die Übergabe der Prozessmodellierung an den Hersteller zur Überführung in die Software. Als Unterstützung der Behörden beim Roll-out wurden neben einem entsprechenden Roll-out-Konzept zudem ein Projekthandbuch erstellt. Außerdem wurden weitere Informationen für die Behörden erstellt. Dazu zählt eine Vorgangsbeschreibung zur Lieferantenkommunikation und zum Umgang mit der Papierrechnung. Weitere Informationen, die zentral durch das Steuerungsprojekt zur Umsetzung der E-Rechnung im Geschäftsbereich BMI erstellt werden können, werden kontinuierlich durch die Bietergemeinschaft erarbeitet und den Behörden bereitgestellt.

Während der gesamten Projektlaufzeit wird die Projektleitung des Steuerungsprojektes zur Umsetzung der E-Rechnung im Geschäftsbereich BMI unterstützt. Hierbei koordiniert die Bietergemeinschaft die Interessenvertreter sowie die Umsetzung der Anbindung der einzelnen Behörden. Ebenfalls berät die Bietergemeinschaft die Projektleitung des Steuerungsprojektes sowie die Behörden beim Vorgehen der Einführung der elektronischen Rechnung im Standard XRechnung in die MACH-Software.

Teilprojekt 3: Roll-out der elektronischen Rechnung in der unmittelbaren Bundesverwaltung

Das Projekt zur Umsetzung der Zentralen Rechnungseingangsplattform Bund (ZRE) wurde um zusätzliche Aufgaben mit Bezug zum Roll-out der E-Rechnung in den Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung ergänzt:

  • die Einrichtung eines zentralen Projektmanagementoffice (PMO), das als zentrale Anlaufstelle für Fragen und Informationen fungiert
  • Einrichtung von Arbeitsgruppen, in denen Behörden, gebündelt nach Umsetzungszeitraum und eingesetztem Backendsystem, unterstützt werden
  • und die Bereitstellung eines zentralen Unterstützungsangebots für jede berücksichtigte Behörde der unmittelbaren Bundesverwaltung für den Roll-out im eigenen Haus.

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Daniela Riegler

Daniela Riegler

Projektmanagement

Daniela Riegler ist Leiterin des Geschäftsbereichs Project & Process Management. Bereits seit vielen Jahren begleiten sie und ihr Team unsere Kunden bei der erfolgreichen Umsetzung maßgeblicher Großprojekte.

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